راهکارهایی برای ارتقاء انگیزه در سازمان

وقتی صحبت از انگیزش به میان می آید بین آن چه علم می داند و کاری که تجارت انجام می دهد شکاف وجود دارد. سیستم عامل فعلی دیگر کارساز نیست و اغلب باعث ضرر است. ما به یک سیستم عامل ارتقاء یافته برای انگیزه نیاز داریم و علم راه را نشان می دهد. این رویکرد یا سیستم عامل جدید دارای سه عنصر اساسی است

• استقلال عمل: تمایل ما به در دست گرفتن زمام امور زندگی مان

• تبحر: میل شدید به پیشرفت کردن و بهتر شدن در کاری که برای ما اهمیت و ارزش دارد

• آرمان: آرزوی اینکه کاری که می کنیم در خدمت چیزی بزرگتر از خود ما باشد

1. برای کارهای غیرسفارشی وقت بگذارید.

• کارکنان تشویق شوند تا بیست درصد ساعات کار خود را صرف هر پروژه ای که دوست دارند کنند.

چون این سیاست هم به لحاظ مالی و هم فرهنگی با دشواری های زیادی همراه است در ابتدا می توان یک بعد از ظهر از برنامه ی پنج روز کار در هفته را به این کار اختصاص داد برای مدت سه یا شش ماه و یا آن را برای افرادی که پذیراتر هستند اجرا کنید.

با این کار یک جزیره ی کوچک استقلال عمل برای کارکنان ایجاد خواهید کرد تا روی ایده های خود کار کنند و زمان خاموشی خود را به زمانی سازنده تر تبدیل کنند.

• روز فدکس

یک روز کامل را به کار غیرسفارسی اختصاص دهید. با این قاعده که باید روز بعد کارکنان یا تیم ها چیزی تحویل دهند: یک ایده ی جدید، ماکتی از یک محصول جدید، یک فرایند درون سازمانی بهتر و …

2. نظرخواهی برای سنجش میزان استقلال عمل

با یک مقیاس اندازه گیری از صفر(تقریبا هیچ) تا ده(فوق العاده زیاد)

• سرکار در مورد وظایف محوله یعنی مسئولیت های اصلی یا کاری که در یک روز کاری انجام می دهید چه میزان آزادی عمل دارید؟

• سرکار در مورد زمان (زمان ورود، خروج یا تخصیص ساعات کار هر روزتان برای انجام کارهایتان) چه مقدار آزادی عمل دارید؟

• سرکار در مورد تیم خود چقدر آزادی عمل دارید؟ یعنی تا چه اندازه دستتان باز است افرادی را که با آن ها همکاری می کنید انتخاب کنید؟

• سرکار در مورد فنونی که به کار می برید (روش های انجام کارهایتان) چه مقدار آزادی عمل دارید؟

این پرسشنامه باید بدون نام و نشان جمع آوری شود.

3. بیابان بازخورد را آبیاری کنید.

• سازو کار اصلی بازخورد در محیط کار چیست؟ مرور عملکرد سالانه که دو ایراد دارد. یک اگر قرار باشد سالی یک بار از عملکرد خود بازخورد بگیریم به راستی پیشرفت کردن و بهتر شدن در کار بسیار دشوار است. دوم این که مرور عملکرد به ندرت به صورت گفتگویی قابل اعتماد و اصیل برگزار می شود. { در ابتدای ماه باید هدف های خود را تعیین کنیم (هدف های عملکردی و هدف های یادگیری) در طول ماه ارزیابی کنید که پیشرفت کار چگونه است؟ آیا از برنامه عقب هستید؟ کجاها از برنامه عقب هستید؟ کدام ابزارها، اطلاعات یا حمایت نیاز است تا کار را بهتر انجام دهید؟ }

• پاداش های مشروط بین هم قطاران

در شرکت kimley-horn and associates نظام پاداشی به این گونه است که هر کس می تواند به همکار خود پنجاه دلار پاداش دهد. این پاداش از نوع غیرمشروط “حالا که” به حساب می آید و از آن جا که یک همکار می دهد نه رئیس، معنای متفاوت و احتمالا ژرف تری می گیرد.

4. واسپاری نظارت با سه گام

لذت بردن از نظارت و امر و نهی مربوط به سبک مدیریتی تاریخ گذشته است. در عصر مدرن مدیران باید نظارت را واگذار می کنند. با برداشتن سه گام زیر احساس تحت سلطه قرار دادن دیگران را رها کنید:

• کارکنان را در فرایند هدف گذاری شرکت دهید. پژوهش ها نشان می دهند وقتی افراد اهدافی را دنبال می کنند که در تعیین آن ها دخالت داشته اند مشارکت بیشتری از خود نشان می دهند. هدف کارکنان اغلب از تکالیفی که برای آن ها تعیین می کنید بالاتر است.
• از ادبیانی استفاده کنید که به دور از سلطه طلبی باشد. به جای “باید” سعی کنید بگویید “در نظر داشته باش” یا “در این باره فکر کن که…” تغییرات کوچک در انتخاب و به کار گیری واژه ها می تواند تعهد به کار را به جای فرمانبرداری ترویج کند و حتی میل شدید افراد به مقاومت را کاهش دهد.
• مانند استادان دانشگاه زمانی که سرتان شلوغ نیست یکی دو ساعت در هفته وقت بگذارید تا هر کس مشکل، پیشنهاد یا انتقادی داشت بتواند به دفتر شما بیاید و درباره آن با شما صحبت کند.

5. بازی “آرمان هر کس چیست” راه بیندازید.

این در واقع تمرینی است برای پر کردن شکاف بین برداشت و واقعیت. افراد گروه خود را جمع کنید و به هر کدام یک کارت ۸ در ۱۲ بدهید. سپس از آن ها بخواهید پاسخ خود را به این پرسش در یک عبارت روی کارت بنویسید: آرمان شرکت یا سازمان شما چیست؟ این کارت ها باید بدون نام و نشان باشد آن ها را جمع آوری کنید. این عبارت ها به شما چه می گویند؟ آیا پاسخ ها به هم شبیه هستند؟ آیا همه به آرمان مشترک دست یافته اند؟ اگر کارکنان ندانند چرا این همه زحمت می کشند چگونه می توان از آن ها انتظار داشته باشید برای کاری که می کنند انگیزه داشته باشند؟

6. از “آزمون ضمیر” رایش استفاده کنید.

ابزار رابرت ب.رایش (وزیر سابق کار آمریکا) برای اندازه گیری سلامت سازمان این است که در گفتگو با کارکنان به ضمیرهایی که به کار می برند توجه می کند. ما یا آنها؟ این نکته تا حدودی عدم تعهد به کار یا بیگانگی و عدم علاقه به سازمان را نشان می دهد. به کار بردن ما نشان می دهد که کارکنان خود را بخشی از چیزی مهم و ارزشمند احساس می کنند

7. برای ۸۵% طراحی کنید.

درصد بالای افراد به قوانین و مقررات و آیین نامه ها احتیاج ندارند و حتی بدون ساختارهای انعطاف ناپذیر و سیاست های سفت و سخت باز هم با افتخار عمل می کنند و بیشتر اوقات با همه وجود تلاش می کنند.

مشکل این است که قسمت بیشتر سیاست های نیروی کار برای آن ۱۵ درصد طراحی شده است. محدودیت های له کننده استقلال عمل برای افراد تنبل و از زیر کار درو ایجاد شده است. خط مشی های محیط کار را به جای ۱۵ درصد برای ۸۵ درصد طراحی کنید.

کلی شیرکی در کتابش امتیاز شناختی (خلاقیت و سخاوت در عصر ارتباط) به این می پردازد که وقتی نظامی طراحی می کنیم که فرض آن بر نیت سوء اعضای آن نظام استوار شده است هدف اصلی آن دفاع در برابر نوع خاصی از رفتار است اغلب همان رفتاری را که سعی بر منع آن داریم رواج می دهیم. برعکس شبکه ای از قواعد و مقررات که مبتنی بر استقلال عمل بر نیت خیر کارکنان گذاشته می شود در عمل می تواند رفتار خوب را تشویق کند. سیاست های محیط کار را برای باز کردن زنجیر اکثریت سخت کوش نه مهار اقلیت نه چندان شریف تغییر دهید.

8. ترویج گولدیلاکس برای گروه ها

وظایف گولدیلاکس نه چندان سخت و نه چندان آسان هستند که سبب تجربه ی غرقه شدن در کار می شوند. راهکارهایی که کمی گولدیلاکس را برای گروه تان به ارمغان می آورد:

• با تیمی از آدم های گوناگون کار کنید. گروه هایی را تشکیل دهید که اعضایش در یکدیگر انگیزه ایجاد کنند و از هم بیاموزند، به طوری که از نظر سوابق و آموزش همگن نباشند. افرادی نیاز هستند که ایده های یکدیگر را باور کنند

• فضای غیررقابتی در گروه خود ایجاد کنید. این تفکر که هم چشمی باعث عملکرد بهتر می شود به ندرت کارساز است و تقریبا همیشه مخرب انگیزش درونی است

• سعی کنید وظایف را جا به جا کنید. اگر در کسی احساس کسالت از کار می بینید، بسنجید آیا می تواند مهارت هایی که تاکنون سر آن کار به دست آورده به نفر دیگری آموزش دهد یا خیر. ببینید آیا می تواند برخی از وظایف اعضای باتجربه تر تیم را بر عهده بگیرد یا خیر

• افراد را با آرمان به حرکت درآوردید. هیچ چیز مانند رسالتی مشترک افراد یک گروه را به هم پیوند نمی دهد. هر قدر افراد بیشتری آرمان مشترک داشته باشند گروه بیشتر به کاری که عمیقا رضایت بخش و چشمگیر باشد دست خواهد زد. (دلیل رشد بسیاری از گروه های تبهکاری داشتن آرمان مشترک و مشخص است.)

9. Agile عمل کنید.

یکی از قدرتمندترین نمودهای آخرین نسخه ی انگیزه، حوزه ی تولید نرم افزار اجایل است. (گروه های کوچک-استقلال عمل-افراد با استعداد-حرف زدن رو در رو نه ایمیل و …- جوی مملو از بازخورد)

لزومی ندارد حتما از فعالان حوزه آی تی باشید کافی است طرح های کلی را که گروهی از برنامه ریزان در نرم افزار اجایل Manifesto گذاشته اند را درک کنید.

از میان این اصول محوری به برخی اشاره می کنیم:

• پروژه های خود را به دست افراد با انگیزه بسپارید. فضا و حمایت لازم در اختیارشان بگذارید.

• سادگی اصل کار است: هنر به حداکثر رساندن کارهایی که هنوز به انجام نرسیده اند.

• بهترین بناهای ساختمانی، ملزومات، طرح ها از گروه های خود سازمان دهنده سر بر می آورند.

www.agilemanifesto.org

Agile Project Management, Jim Highsmith

Coaching Agile Teams, Lyssa Adkins

10. شروعی ریز ولی تیز داشته باشید.

سه راه برای این که پیشرفتی حاصل کنید:

• سوال درست را مطرح کنید. آیا در حیطه قلمرو خودم می توانم همین فردا با ایجاد تغییری وضع را کمی بهتر کنم؟ از کارهای کوچک شروع کنید و پیروزی های کوچک را روی هم جمع کنید.

• به لحاظ راهبردی خزنده عمل کنید. نه همه جا جار زده و شهر را خبر کنید و نه دائما از کسی اجازه خواسته فقط همان قدم اول را آن هم خزنده برداشته. تغییر سازمانی اغلب به این نحو آغاز می شود: از راه براندازی راهبردی به دست افراد سرخورده از وضعیت موجود.

• بر نتایج تاکید کنید. به جای شروع صحبت از استقلال عمل، تبحر و آرمان از بیان نتایج بگویید. شیوه را کم اهمیت و نتایج را مهم جلوه کنید.

11. آیین پرداخت دستمزد

در آخرین نسخه انگیزه بهترین کاربرد پول پاک کردن پول از صورت مسئله است یعنی بهترین راهبرد این است که دستمزد درست بدهید.

• مراقب باشید انصاف درونی و بیرونی را رعایت کنید.

• بیش از حد متعارف دستمزد پرداخت کنید.

• معیارهای بهره وری را همه جانبه، مناسب و فراگیر در نظر بگیرید.