استخدام

تصمیمات استخدامی نامناسب پرهزینه و آزاردهنده هستند.

استخدام درست پایه و اساس عملکرد بهتر تیم و شرکت است و بر روی باقی فرایند های منابع انسانی تاثیر مثبت می گذارد.

مراحل استخدام

مرحله اول. تعیین الزامات شغلی

سه عامل که در تعیین الزامات شغلی باید بررسی شوند عبارتند از:

پیشینه فرد
ویژگی های شخصی
ساختار و فرهنگ سازمانی

در این مرحله برای شغلی که قبلا در سازمان بوده، با مرور شرح شغل مسئولیت ها و وظایف شغل بهتر درک خواهد شد. برای شغلی که یک سمت جدید است یا شرح شغل به روز وجود ندارد، در این مرحله باید به تهیه شرح شغل پرداخت. با افرادی که مستقیم با فرد تازه استخدام شده در شغل مورد نظر در ارتباط خواهند بود، گفتگو کنید. همفکری با این افراد را دست کم نگیرید.

به سه عامل نیاز به بررسی در مرحله تعیین الزامات شغلی می پردازیم:

تعیین پیشینه مناسب فرد: سوابق تحصیلی و کاری

در موضوع تحصیلات و سوابق کاری مواردی که مهم هستند و مواردی که قابل انعطاف اند معلوم شوند.
الزامات تعیین شده مبنای تجزیه و تحلیل وظایف و مسئولیت های شغل مورد نظر قرار گیرد.
بین نوع و سطح تجربه کاری اصلی و تجربه ای که داشتن آن مفید است اما حیاتی نیست تمایز قائل شود.
مشخص کنید که آیا فردی را می خواهید که در صنعت خاصی، واحد سازمانی معینی یا در اندازه سازمانی بزرگ یا کوچک تجربه کاری داشته باشد.

تعیین ویژگی های فردی مورد نیاز

ویژگی های فردی در رابطه با ماهیت شغل و شیوه ی برقراری ارتباط با همکاران تعیین می شود. برای نمونه

آیا شغل نیاز به فردی دارد که توانایی حل مسئله داشته باشد یا بهتر است فردی باشد که با کار کردن با فرایند های از پیش تعیین شده راحت است؟
آیا برای موفقیت در این شغل روش تصمیم گیری خاصی مورد نیاز است؟ سرعت تصمیم گیری و توانایی تصمیم گیری به تنهایی اهمیت دارد؟

بررسی ساختار و فرهنگ سازمانی

میزان انطباق فرد با کل سازمان را مورد بررسی قرار دهید. ساختار سازمانی را بشناسید و ویژگی های فردی سازگار با آن را مشخص کنید. آیا ساختار سازمان سلسله مراتبی و رسمی است یا کمتر ساختار یافته و غیررسمی است؟ ممکن است فردی در ساختار غیر رسمی امکان رشد و خلاقیت داشته باشد و فرد دیگری در محیط غیررسمی عملکرد خوبی نداشته باشد.

فرهنگ سازمان در برگیرنده روش سازمان برای انجام امور، ارزش های حاکم بر آن و راه برقراری ارتباط افراد با یکدیگر است. جاهایی که فرهنگ نمود پیدا می کند: چگونگی لباس پوشیدن افراد، ارتباط در محدوده وظایف کاری است یا خیر، تمایل به کار گروهی یا فردی

در بررسی فرهنگ سازمانی خرده فرهنگ تیم یا بخش مربوط را در نظر بگیرید. در برخی سازمان ها ممکن است تیم ها و بخش های خاص فرهنگ متفاوت با فرهنگ کلی سازمان داشته باشند. در این موقعیت سازگاری فرد با خرده فرهنگ اهمیت دارد.

پس از بررسی و تعیین عامل های مورد نیاز به تدوین شرح شغل بپردازید. شرح شغل تدوین شده در فرایند جذب حاوی اطلاعات زیر است:

عنوان شغل، واحد مربوطه
خلاصه، وظایف، مسئولیت ها و اهداف شغل
مدیر مستقیم
حقوق، ساعات کاری، محل کار
سوابق تحصیلی و شغلی مورد نیاز
ویژگی های فردی مورد نیاز

شرح شغل فقط مسئولیت های فعلی نیست بلکه فرصتی برای تعریف دوباره ساختار خود شغل نیز هست. ممکن است لازم باشد نسبت به آخرین فردی که در آن موقعیت شغلی بوده است تغییراتی برای استخدام فرد جدید ایجاد شود.

مرحله دوم. فراخوان داوطلبان

استفاده از شبکه های مناسب فراخوان برای درج آگهی و اطلاع رسانی

شبکه های مختلفی وجود دارد در این بین به مواردی اشاره می شود:

وب سایت های کاریابی
وب سایت خود شرکت
دانشگاه ها
دوره های کارآموزی
معرفی همکاران فعلی (همکاران فعلی از قبل با فرهنگ سازمان آشنایی و انطباق خوبی دارند و با ارزش ها و شیوه کاری شرکت آشنا هستند.)
همکاران قدیمی (که در جای دیگری مشغول شده اند)
استخدام از درون سازمان

بررسی و گزینش رزومه ها

اگر تعداد رزومه ها زیاد باشد باید غربال دو مرحله ای انجام شود. به این صورت که مرحله اول برخی شرایط پایه و مهم مانند سوابق تحصیلی و شغلی بررسی شود و در مرحله دوم به جنبه های خاص رزومه های باقی مانده توجه شود و تفاوت های جزئی میان کارجویان واجد شرایط در نظر گرفته شود و فهرستی از برترین رزومه ها تهیه شود.

نشانه های نقاط ضعف کارجو براساس رزومه:

طولانی بودن شرح سوابق تحصیلی (به دلیل عدم برخورداری از سوابق کاری مشخص)
عدم ارائه اطلاعات کافی در خصوص پیشینه فردی
ذکر بیش از حد اطلاعات شخصی (به دلیل عدم برخورداری از سوابق کاری مشخص)
شرح مشاغل پیشین بدون ذکر جزئیات، نتایج و دستاوردها
خطاهای املایی و ابهام به دلیل کیفیت نامناسب (نشانه بی دقتی و کم توجهی)

مرحله سوم. انجام مصاحبه

هدف اصلی مصاحبه استخدامی فراهم آوردن فرصتی برای دو طرف است تا بتوانند با کسب اطلاعات لازم بهترین تصمیم را بگیرند.

مراحل مصاحبه

نکته. برای یک سمت شغلی مهم طی کردن تمامی مراحل الزامی است اما مشاغل معمولی طی حداقل دو یا سه مرحله کفایت می کند.

تشکیل تیم مصاحبه کننده

تیمی شامل افراد منتخبی که با مسئولیت های شغل مورد نظر آشنا بوده و در نهایت با فردی که استخدام می شود در ارتباط مستقیم خواهند بود.

مصاحبه گزینشی از طریق تلفن

هدف از این مصاحبه تلفنی این است که تعیین شود فرد واجد شرایط لازم است یا خیر. همچنین فرصت مناسب برای ارزیابی اولیه است؛ آیا زمان تعیین شده برای مصاحبه آماده تماس است؟ به خوبی ارتباط برقرار می کند؟ مطمئن و باانگیزه نشان می دهد؟

مصاحبه حضوری اولیه

بهتر است از بین کارجویان تعداد افرادی که به این مرحله می رسند چهار تا هفت نفر باشند. این مصاحبه بین سی تا شصت دقیقه زمان نیاز دارد که برای شغل های معمولی می تواند تمام اطلاعات لازم را حاصل کند. برای شغل های پراهمیت نیاز به مصاحبه دوباره خواهد بود.

مصاحبه دوم

تعداد محدودی از کارجویان برای مصاحبه دوم گزینش شوند. این مرحله می توانید از افرادی مانند مدیران یا همکاران ارشد کمک بگیرید.

مصاحبه نهایی

در این مرحله لازم است تیم همکاری، مدیر، شغل و شرکت به کارجو معرفی شود. همچنین سیاست ها و مزایای شرکت برای توافق نهایی به اطلاع رسانده شود.

انتخاب روش مصاحبه

روش مصاحبه ساختار یافته و غیر ساختار یافته دو روش اصلی مصاحبه شغلی است.

ویژگی های مصاحبه ساختار یافته (پرسیدن سوالات مشابه از تمامی کارجویان) :

امکان مقایسه پاسخ ها
رعایت عدالت و بی غرضی
مناسب شغل هایی که نیاز به قضاوت یا تفکر خلاقانه ندارند

ویژگی های مصاحبه غیر ساختار یافته (روند پرسش و پاسخ غیر قابل پیش بینی است) :

امکان کسب اطلاعات بیشتر
مناسب شغل هایی که نیاز به تصمیم گیری، حل مسئله و برقراری ارتباط با دیگران مداوم دارند.

بهترین راه انتخاب روشی بین این دو است. در طرح سوالات باید منعطف عمل کرد. سوالات اساسی باید از قبل از مصاحبه آماده شوند تا اطمینان حاصل شود تمام کارجویان پاسخگوی سوالات اصلی بوده اند.

آمادگی برای مصاحبه

تهیه دستورالعمل مصاحبه جامع و کلی برای هر فرصت شغلی مانع از آشفتگی، عدم تمرکز، قضاوت غیرمنصفانه می شود. امکان کنترل روند مصاحبه نیز فراهم می شود.

انجام مصاحبه

هر مصاحبه شامل سه بخش آغازین، اصلی و پایانی است.

بخش آغازین مصاحبه:

ده درصد از زمان مصاحبه را در بر می گیرد. هدف این بخش ایجاد حس آرامش و راحتی در کارجو است. این بخش شامل:

خوشامدگویی
اطمینان از راحت بودن کارجو
معرفی خودتان
برقراری رابطه دوستانه

بخش اصلی مصاحبه:

هشتاد درصد از زمان مصاحبه به این بخش اختصاص می یابد. اطلاعات مورد نیاز برای ارزیابی کارجو در این قسمت باید به دست آورده شود.

بخش پایانی مصاحبه:

ده درصد از زمان مصاحبه را در بر می گیرد. این بخش شامل:

پاسخ به پرسش های باقی مانده کارجو
مراحل بعدی فرایند برای کارجو توضیح داده شود
معرفی و تبلیغ سازمان
تشکر همراه با تماس چشمی و همراهی کارجو هنگام خروج

حفظ کنترل در جلسه مصاحبه

فرایند مصاحبه باید هدف دار پیش برود و کارجو تشویق به صحبت کردن شود. از نکات مهم باید یادداشت برداری شود. کلید اصلی تسلط بر روند مصاحبه این است که بیشتر سوال بپرسید و بیشتر شنونده باشید به طوری هشتاد درصد از زمان مصاحبه را شنونده باشید.

رعایت کردن موارد زیر در حفظ کنترل جلسه مصاحبه کمک می کند:

روند اصلی و منطقی مصاحبه را دنبال کنید و در صورت خروج به سرعت به این روند بازگردید.
از کارجو بخواهید سوال هایش را در آخر مصاحبه مطرح کند.
اگر کارجو از پاسخ دادن به سوالی طفره رفت با ملایمت او را به موضوع اصلی هدایت کنید. ( پیش از این داشتید در این مورد صحبت می کردید که … / لطفا در این مورد بیشتر توضیح دهید که …)
شنوده فعالی باشید و بر آن چه می شنوید تمرکز کنید و از پیش داوری بپرهیزید.
برای تایید سخنان داوطلب، پرداختن به موضوعی متفاوت و کم کردن توضیحات اضافی خلاصه ای از آن چه فرد گفته است را بیان کنید.
تکنیک های گوش کردن فعال را به کار ببرید. لبخند بزنید. سرتان را به نشانه تایید تکان دهید. قبل از بیان مطلب جدید یا سوال بعدی مکث کنید.
برای ارزیابی و کسب اطلاعات کلیدی سوالات دنباله دار استفاده کنید. از پاسخ های کارجو در طرح سوالات دنباله دار استفاده کنید.
از سوالات باز با کلمات پرسشی چگونه و چرا و بیشتر توضیح دهید استفاده کنید.
عکس العمل منفی سبب عدم پاسخدهی صادقانه در ادامه مصاحبه می شود.
یادداشت برداری کنید.

نکته مهم. در مصاحبه تحت تاثیر برداشت های اولیه قرار نگیرید. ممکن است فرصت شناخت واقعی فرد را از دست بدهید.

طرح پرسش های مناسب

ویژگی های پرسش های مناسب:

هدفدار است
اطلاعاتی درباره خصوصیات افراد می دهد
باعث برقراری ارتباط می شود
مرتبط با شغل است
جهتدار و سوق دهنده نباشد؛ مثال فکر می کنید انگیزه لازم برای این شغل را دارید؟ (جهتدار) چه چیزهایی در این شغل برای شما جذابیت بیشتری دارد؟ (فرمت درست همان سوال قبل)
تهدید آمیز نیست یعنی فرد را در حالت تدافعی قرار نمی دهد؛ چرا گذاشتید مشکلات روی هم انباشته شوند؟ (سبب حالت تدافعی) علت ایجاد مشکلات تولیدی که شرح دادید چه بود؟ (فرمت درست همان سوال قبل)

مرحله چهارم. ارزیابی کارجویان

ماتریس تصمیم گیری:

استفاده از ماتریس تصمیم گیری به عنوان ابزاری سودمند برای مقایسه کارجویانی که با آن ها مصاحبه شده است. نام کارجویان سمت راست جدول و الزامات شغلی در بالا فهرست شود. سیستم امتیاز دهی برای رتبه بندی کارجویان متناسب با هر یک از الزامات شغلی تعیین کنید. برای پر کردن ماتریس از اطلاعات یادداشت شده در طول مصاحبه و هم چنین برداشت شخصی خود از گفتگو با آنها استفاده کنید.

اطلاعات مورد نیاز ارزیابی:

ویژگی های فردی
تحصیلات / دوره های آموزشی
عوامل اصلی سنجش عملکرد
همخوانی با فرهنگ سازمانی
همخوانی با نظام ارزشی سازمان
توانایی رشد درون سازمان
عوامل منجر به حذف
تجارب اصلی در زمینه فنی
ارزیابی کلی

نکته. چشم انداز بلند مدت توانایی های کارجو را مورد نظر قرار دهید.

منبع:

ممکن است دوست داشته باشید

دیدگاهتان را بنویسید لغو پاسخ